Ai fini dell'applicazione della procedura prevista per le operazioni contabili di fine anno (che quest'anno comprende anche la centralizzazione del sistema contabile da parte dell'Amministrazione Centrale) comunico che sarà possibile effettuare i pagamenti e gli incassi fino a *mercoledì 5 dicembre p.v. * La riapertura del bilancio 2008 sarà possibile solo dopo il 17 gennaio, data prevista per l'ultimo intervento da parte dei tecnici dell'amministrazione per la centralizzazione della contabilità. Colgo anche l'occasione per ricordare alcune procedure, di seguito indicate, che spesso vengono disattese e che possono causare disguidi o fraintendimenti.
In base alla tipologia dell'attività da svolgere, l'adeguata modulistica deve pervenire o essere debitamente compilata presso la Segreteria Amministrativa *prima che si verifichi l'evento:*
*· acquisto di un bene o servizio (ordine);*
*· partenza per lo svolgimento di una missione (modulo missioni almeno 3 gg prima);*
*· inizio della prestazione conferita tramite un contratto (modulo richiesta contratto almeno 10 gg prima);*
*· seminario o ciclo di seminari (modulo seminari).*
*_ORDINI_*
1. **Per ogni acquisto da effettuare è opportuna la presentazione di almeno 1 preventivo; 2. per gli acquisti al di sopra di € 5.164,57 devono essere obbligatoriamente acquisti almeno 3 preventivi; 3. la richiesta di prenotazione dei pernottamenti non può essere fatta verbalmente ma tramite posta elettronica o apposito modulo da compilare presso la Segreteria Amministrativa.
*_FONDO ECONOMALE_*
1. Per gli acquisti di piccola entità (inferiori a 25 euro) pagati direttamente dal docente non c'è necessità di richiedere preventivamente l'emissione dell'ordine e per il rimborso è sufficiente la presentazione di uno scontrino fiscale; 2. per gli acquisti di piccola e media entità (superiori a 25 euro) pagati direttamente dal docente è corrisposto il rimborso solo su presentazione di una fattura intestata al Dipartimento.
*_MISSIONI_*
1. * *Per le missioni in Italia spetta solo il rimborso analitico sulla base di effettivi documenti di spesa che abbiano valenza fiscale; 2. per le missioni all'Estero spetta o il rimborso forfetario (diaria € 77,47 al giorno + spese viaggio) o quello analitico (con le suddette caratteristiche); 3. in caso di missioni per la partecipazione a convegni dove sia previsto il pagamento di una quota d'iscrizione, la relativa fattura deve essere intestata al Dipartimento altrimenti il rimborso sarà tassato secondo i rispettivi scaglioni fiscali del docente partecipante (regola valida anche per i docenti e collaboratori esterni inseriti nel gruppo di ricerca); è inoltre opportuno allegare alla documentazione della missione la locandina del convegno e l'attestato di partecipazione; 4. l'utilizzo dei mezzi straordinari (mezzo proprio, a noleggio, di proprietà dell'Università e taxi per tragitti extraurbani) deve essere preventivamente autorizzato dal Direttore e dal responsabile dei fondi e deve rispondere ad una o più delle seguenti condizioni:
· convenienza economica rispetto all'uso dei mezzi ordinari;
· mancanza di mezzi ordinari che possano assicurare il trasporto;
· particolari e documentate esigenze di servizio, tra cui, in particolare, il trasporto di materiali e strumenti indispensabili per l'espletamento della missione non effettuabile convenientemente mediante mezzi di trasporto ordinari;
· dimostrata e assoluta necessità di non poter altrimenti raggiungere in tempo la destinazione della missione.
5. Gli oneri assicurativi relativi all'accensione della polizza "Kasco mezzo proprio" (obbligatoria nel caso di utilizzo del mezzo proprio) sono calcolati insieme alla missione e imputati allo stesso capitolo di spesa.
*_CONTRATTI_*
1. * *La richiesta per la stipula di un contratto deve pervenire almeno 10 gg prima dell'inizio della prestazione per permettere la preparazione di tutta la documentazione necessaria; 2. qualora l'incarico sia affidato a dipendente di amministrazione pubblica, soggetto al regime di autorizzazione, deve previamente essere acquisita l'autorizzazione dell'amministrazione competente; 3. è opportuno prestare particolare attenzione alle incompatibilità: ad esempio dottorandi, assegnisti e borsisti non possono stipulare contratti di nessun genere salvo contratti di supporto alla didattica o seminari inerenti le loro ricerche.
*_SEMINARI_*
1. * *Per qualunque pagamento da effettuare a favore di ospiti stranieri che non ne siano già in possesso (per una precedente visita in Italia) è obbligatorio richiedere il codice fiscale al competente ufficio dell'Agenzia delle Entrate; 2. i rimborsi delle spese documentate a favore di ospiti stranieri che debbano percepire anche un compenso forfetario saranno tassati nella misura del 30% a titolo di imposta definiva (IRPEF) salvo presentazione, da parte del beneficiario, di apposita "dichiarazione di residenza fiscale" preventivamente rilasciata dall'Autorità fiscale di competenza nel proprio Paese; ovviamente, in assenza di compenso le spese documentate saranno rimborsate per il loro intero ammontare.
_*In allegato la versione aggiornata dei moduli .*_
Grazie per la collaborazione.
Saluti,
Simona Guidotti